Bí quyết hóa giải rắc rối trong công việc

Những khó khăn, rắc rối trong công việc khiến bạn thỉnh thoảng vẫn phải đối diện với những cuộc thảo luận phức tạp và khó xử. Đôi lúc, bạn cảm thấy thật khó khăn khi phải yêu cầu đồng nghiệp làm lại công việc được giao, hoặc phải để cho sếp biết bạn không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn…

Sau đây là một số mẹo giúp bạn dễ thành công hơn trong những cuộc đàm thoại đầy thử thách này:

– Đánh giá vấn đề

Trước khi định nói, hãy cân nhắc những ưu điểm, hạn chế của vấn đề rắc rối đang gặp. Bạn cũng nên suy nghĩ xem bạn hiểu thế nào về mọi người, bạn đã làm gì để giúp tháo gỡ tình hình, và phản ứng bạn mong đợi từ người khác?…

Hãy chắc chắn rằng, bạn hiểu rõ vấn đề trước khi bắt đầu thảo luận, hiểu rõ những vướng mắc và nguyên nhân xuất phát từ đâu. Nếu có thể, cố gắng đưa ra giải pháp để khi thảo luận, mọi người cảm thấy yên tâm hơn một chút vì tình hình vẫn nằm trong tầm kiểm soát.

Nếu mọi người có những phản ứng gay gắt, trái chiều, bạn cũng nên chuẩn bị tinh thần để đón nhận và tự đánh giá xem lỗi của mình đến đâu.

– Nghĩ kỹ trước khi nói

Bạn bực bội vì những lỗi đồng nghiệp mắc phải, những hậu quả công ty phải gánh chịu mà bạn sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp. Thế nhưng, trong lúc nóng nảy và giận dữ, có thể bạn sẽ có những lời nói khó nghe, ảnh hưởng đến bạn về sau. Vì thế, trước khi đưa ra phản ứng, bạn nên cho mình một chút thời gian để bình tĩnh và suy nghĩ kỹ trước khi thảo luận.

– Chọn thời gian và địa điểm

Trừ trường hợp khẩn cấp, bắt buộc phải triệu tập mọi người, bạn nên tránh những địa điểm hoặc thời gian khiến mọi người dễ bị phân tâm khi nói về vướng mắc trong công việc. Nếu phải thông báo với sếp một tin xấu trong công việc, hãy để sếp kịp mở email buổi sáng và có đủ thời gian cần thiết để bắt kịp nhịp độ công việc mỗi ngày trước đã. Đừng đưa ngay tin xấu vào buổi sáng sớm, khi sếp vừa mở cửa vào công ty hoặc thông báo tin ngay ngày làm việc đầu tuần.

– Lịch sự

Từ giọng điệu, cử chỉ đều có thể cho thấy sự giận dữ, bực bội hay khó chịu của bạn. Tốt nhất là đừng thể hiện cảm xúc ra bên ngoài và hãy cố gắng chọn cách giải quyết nhẹ nhàng nhất thay vì chỉ trích, buộc tội. Chẳng hạn, nếu một đồng nghiệp của bạn mở nhạc quá to trong giờ làm việc, thay vì quát tháo, to tiếng, bạn nên giữ cách nói lịch sự, nhã nhặn: “Tôi đang trong thời gian giải quyết khó khăn của dự án và cần có sự tập trung cao độ. Bạn chịu khó mở nhỏ nhạc giúp tôi mấy hôm nhé”.

Lời chỉ trích, châm biếm của bạn sẽ chỉ khiến cho cuộc trò chuyện xấu đi. Nếu bạn cảm thấy quá thất vọng và mệt mỏi, tốt hơn hết là hãy ra khỏi văn phòng, cùng ngồi lại trò chuyện khi đã ổn định lại tinh thần.

– Cố gắng thỏa thuận

Không có gì là không thể giải quyết, vì thế, đừng kết thúc cuộc trò chuyện trong căng thẳng khi thấy vẫn còn có thể cứu vãn được. Hãy cố gắng hiểu nhau để đi đến sự thỏa hiệp. Ví dụ như việc mở nhạc quá to, giải pháp có thể đưa ra là đồng nghiệp của bạn tạm thời dùng tai nghe một thời gian.

Trong hầu hết mọi trường hợp, hãy cố gắng giữ hòa khí, đón nhận suy nghĩ của mọi người để thống nhất một phương án chung. Luôn lắng nghe và tôn trọng quan điểm của người khác để chuẩn bị cho một cuộc đàm phán thành công.

Làm thế nào để tập trung vào công việc

Hãy nhớ rằng cuộc sống hiện tại có rất nhiều vấn đề khiến bạn phân tâm. Tốt nhất là hãy cố gắng đừng để bị xao lãng và tập trung vào công việc bằng cách thực hiện theo những lời khuyên trên nhé.

work_1

Khi sắp hoàn tất công việc, bất thình lình có việc gì đó xảy ra. Bạn không biết làm thế nào để ứng phó mà chỉ tập trung vào nó – 5 phút, 10 phút, có khi cả giờ đồng hồ. Vì thế, khi trở lại làm việc tiếp tục thì bạn không biết mình đã làm tới đâu hoặc làm thế nào lấy lại sự hào hứng để tiếp tục, không thể tập trung được nữa và hệ quả tất yếu là bị giảm năng suất làm việc. Khi đó, thời gian quý báu và những nỗ lực sẽ bị lãng phí. Hãy thực hành những lời khuyên dưới đây để đạt được kết quả tốt nhất nhé.

  1. Tìm kiếm những điều đem niềm vui và cảm hứng đến với bạn

Bất cứ công việc nào có ý nghĩa hay các việc hằng ngày sẽ khiến bạn phải tập trung cao độ. Trước khi bắt đầu, hãy tự hỏi chính mình tại sao nên làm việc này. Với câu trả lời rõ ràng, bạn sẽ đạt được hiệu suất mong muốn. Kế tiếp, hãy tìm cách tạo không khí vui vẻ, bằng cách kết hợp sự sáng tạo và trí tưởng tượng phong phú trong suốt quá trình làm việc. Thay vì ép mình phải đạt được kết quả như thế nào đó, hãy để cho bản thân thoải mái với những lựa chọn hay những ý tưởng mới tích cực.

  1. Chọn bộ bàn ghế thoải mái

Nhiều bạn cảm thấy căng thẳng khi làm việc vì phải ngồi suốt. Đừng để mất thời gian quý báu và bị ảnh hưởng bởi những cảm giác khó chịu. Hãy chọn một cái ghế với lưng dựa êm ái và bảo đảm rằng cái bàn làm việc cũng được thiết kế phù hợp. Với bộ bàn ghế thoải mái bạn có thể làm việc hàng giờ đồng hồ mà không hề thấy mệt và mỏi mắt.

  1. Sắp xếp nơi làm việc

Quá nhiều thứ linh tinh xung quanh hoặc trên bàn làm việc sẽ khiến bạn bị phân tâm. Để tập trung, bạn chỉ nên đặt những thứ thật cần thiết, ngoài ra hãy để những thứ không cần thiết ở một nơi thích hợp như ngăn kéo hay trên kệ. Bạn cũng cần sắp xếp một chỗ để thức ăn, nước uống, túi xách và những vật cá nhân khác trong tầm với. Mỗi khi khát nước, chỉ cần lấy nước ngay đó mà không bị xao lãng.

  1. Không để máy tính làm phiền

Điều này rất quan trọng khi làm việc trên máy tính. Hãy sử dụng các phím tắt cho các chương trình được sử dụng thường xuyên. Bạn nên đặt các tập tin liên quan vào 1 thư mục. Và chắc chắc rằng máy tính không bị vi rút để tránh những rắc rối trong việc kiểm tra và sửa chữa. Bởi vì đây có thể sẽ là nguyên nhân khiến bạn bị căng thẳng và giảm sự hào hứng để hoàn tất công việc.

  1. Luôn có nước bên cạnh

Uống đủ nước không chỉ khỏe mạnh mà còn giúp tỉnh táo. Bất cứ khi nào cảm thấy quá mệt mỏi hoặc đói bụng thì uống một ly nước sẽ “thổi bay” cảm giác đó. Và rồi bạn có thể hoàn tất công việc và nghỉ ngơi. Ngoài ra, không phải tất cả những dấu hiệu bất ổn của dạ dày đều là cảm giác đói bụng. Cho dù như thế nào thì bằng cách uống 1 ly nước, những bất ổn đó sẽ được xử lý. Hãy bảo đảm bạn để ly nước ngay trong tầm với của mình. Bằng cách đó vẫn có thể tập trung vào công việc mà không phải phiền phức khi đi lấy nước quá nhiều lần.

  1. 6.Có đầy đủ thức ăn

Cũng như khi để nước trong tầm với, thức ăn cũng cần được đặt cạnh bên để giải quyết các vấn đề của dạ dày. Ăn tại bàn làm việc chắc chắn không làm bạn bị chi phối. Vì vậy thức ăn cũng nên được đặt ngay trên bàn làm việc luôn nhé.

  1. Để danh sách những việc cần làm trước mặt

Luôn luôn hữu ích khi đặt danh sách đó bên cạnh màn hình máy tính hay bất kì chỗ nào thích hợp tại bàn làm việc. Hãy đặt chúng ở bất kì chỗ nào mà bạn luôn có thể thấy, cũng như xóa bỏ những việc đã hoàn tất. Bằng cách này, bạn sẽ không phải lục tung mọi thứ để tìm kiếm cái danh sách đó nằm ở đâu.

  1. Những công việc ưu tiên

Giờ đầu tiên làm việc hầu hết mọi người đều rất hăng say. Đó là vì tất cả năng lượng vẫn còn nguyên để bắt đầu ngày mới. Vì vậy, hãy ưu tiên giải quyết tất cả những công việc cực nhọc, khó khăn và đầy thử thách trước nhé. Phương pháp này giúp tập trung vào công việc mà không mất thời gian quý báu. Đây cũng là cách giúp bạn không bị quá tải với những công việc quan trọng khi kết thúc một ngày làm việc cực nhọc.

  1. Cho mọi người biết những chính sách của bạn

Nếu có những quy định cá nhân khi làm việc thì hãy cho mọi người biết. Khi đó, họ sẽ không làm phiền, và bạn sẽ một mình hàng giờ liền tập trung cao độ vào những việc quan trọng. Vậy thì, hãy nhớ đừng làm phiền người khác khi họ đang làm việc nha.

  1. Đeo tai nghe

Tại nhiều nơi, có nhiều âm thanh khiến bạn bị phân tâm như máy lau sàn, xe đưa thư, bạn bè nói chuyện, điện thoại đổ chuông và tiếng đồ vật rơi trên sàn nhà. Hãy tự bảo vệ chính mình bằng cách đeo tai nghe để tập turng vào công việc. Đeo tai nghe sẽ giúp hạn chế bị xao lãng bằng những âm thanh bất ngờ.

11.Không để điện thoại làm phiền

Không phải tất cả cuộc gọi đều quan trọng như báo nhà bạn bị mất trộm hay người thân phải nhập viện. Vì vậy, hãy để điện thoại ở chế độ rung trong suốt thời gian làm việc, bởi vì bạn cần tập trung vào công việc, tốt nhất là khởi động chế độ hộp thư thoại. Nếu vẫn nhận được tin nhắn, hãy xem nó khi đã hoàn tất công việc.

12.Tránh xa các trang web mạng xã hội

Hãy cho phép mình chỉ được đăng nhập khi có ít thời gian rãnh rỗi. Khi có một cái gì đó mới, thú vị và vui vẻ trên các trang mạng xã hội sẽ khiến bạn ở lại lâu hơn dự định. Nó không những làm mất tập trung mà còn làm đầu óc bị xáo trộn bởi quá nhiều thông tin không cần thiết.

13.Thư điện tử

Thư điện tử cũng là một trong những lý do làm mất tập trung. Hãy đối mặt với vấn đề, chắc chắn bạn sẽ nhận rất nhiều thư cá nhân hay thư liên quan đến công việc, thư quảng cáo, thư báo cập nhật những thông tin mới trên trang web hay thư rác. Cách tốt nhất là bạn hãy tạo 2 địa chỉ email, một cái cho công việc và một cái cho cá nhân. Khi có thời gian rãnh, hãy kiểm tra hòm thư và cài đặt chế độ không nhận thư từ những người không quan trọng. Sau đó, sắp xếp những thư nào quan trọng và xóa những cái không cần thiết. Cuối cùng, hãy nhớ là chỉ kiểm tra hòm thư khi đã hoàn tất những việc quan trọng trong ngày và hạn chế thời gian kiểm tra hòm thư khi đang làm việc.

14.Cách sử dụng điện thoại

Chỉ gọi điện thoại khi có việc quan trọng như cuộc hẹn ăn trưa với người yêu hay những công việc có tầm quan trọng khác. Chắc chắn rằng quy tắc này sẽ giúp tập trung mà không bị điện thoại làm phiền. Bạn có thể yêu cầu các đồng nghiệp mỗi khi có điện thoại gọi tới thì hãy thông báo với người gọi là bạn sẽ gọi lại sau. Khi đã xong việc, hãy gọi lại và giải thích ngắn gọn, ghi lại những yêu cầu của họ và nói sẽ gọi lại để có thời gian chuẩn bị cho những yêu cầu đó. Viết chi tiết những gì đã chuẩn bị và mường tượng trước trong đầu những gì có thể được hỏi rồi gọi lại và nhớ đừng để cuộc dài kéo dài hơn 3 phút nhé.

15.Chọn thể loại nhạc thích hợp

Tiếng nhạc nhẹ nhàng trong lúc làm việc sẽ giúp duy trì được cảm hứng và sự thoải mái. Đối với một số người, nghe nhạc sẽ kích thích tiết ra loại hormone adrenaline và giúp làm việc hăng say hơn. Nhưng không phải tất cả các thể loại nhạc đều có tác dụng cũng như có phù hợp với tâm trạng lúc đó hay không. Vì vậy, hãy chuẩn bị cho mình một thư viện âm nhạc nho nhỏ. Ngoài việc làm thế nào để tập trung thì bạn cũng phải hạn chế những thứ khác làm phiền trong lúc tập trung cho công việc. Chắc chắn là nghe tiếng nhạc jazz nhẹ nhàng sẽ giúp thư giãn hơn rất nhiều so với nghe tiếng hét chói tai hay tiếng động lớn khác.

Hãy nhớ rằng cuộc suống hiện tại có rất nhiều vấn đề khiến bạn phân tâm. Tốt nhất là hãy nên cố gắng đừng để bị xao lãng và tập trung vào công việc bằng cách thực hiện theo những lời khuyên trên nhé.

Bị áp lực làm cách nào để vượt qua

Cuộc sống hiện đại khiến con người phải cạnh tranh để “giành giật” cơ hội thăng tiến trong công việc. Cạnh tranh càng khốc liệt thì áp lực công việc càng lớn.

Hiện nay, hầu hết nhân viên đều cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng vì áp lực công việc quá lớn.  Họ cảm thấy công việc lúc nào cũng ngập đầu; không thể làm hết việc trong ngày; Tất cả nhiệt huyết và năng lượng dành cho công việc dường như biến mất. Điều này là một trong những nỗi “ám ảnh” đáng sợ đối với hầu hết nhân viên. Vậy làm thế nào để vượt qua áp lực công việc. Sau đây, tuduy.net sẽ chia sẻ cho bạn những cách vượt qua áp lực trong công việc.

Lập kế hoạch làm việc khoa học

Các chuyên gia việc làm của tuduy.netk cho rằng: Để vượt qua áp lực công việc, nhân viên nên lập kế hoạch làm việc thật chi tiết, khoa học cho từng công việc theo thứ tự từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp…

Cụ thể, lên kế hoạch những việc làm theo từng ngày sẽ giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lí thời gian vì nó giúp bạn biết chắc chắn điều bạn đang làm và có thể giúp bạn tập trung vào công việc. Đồng thời, nhân viên đưa ra một danh sách công việc cần phải làm cho mỗi ngày và khoảng thời gian bạn hoàn thành một công việc. Tùy theo mức độ quan trọng và gấp rút về mặt thời gian để biết công việc nào ưu tiên hàng đầu. Bạn cũng nên để ra một chút thời gian trống trong lịch trình của bạn vì có thể sẽ có những việc bất ngờ xảy ra.

Thư giãn để lấy lại hứng thú

Tâm lý căng thẳng thường khiến con người không thể hoàn thành tốt được công việc. Vì thế, mỗi khi mệt mỏi, căng thẳng trong công việc, bạn nên gạt bỏ công việc qua một bên và quan tâm tới các sở thích của mình.

Chẳng hạn như  đi siêu thị, mua sắm, xem chương trình ca nhạc hay thư giãn tinh thần bằng cách tham gia vào các hoạt động tập thể, các lớp tập thể duc, luyện tập thẩm mỹ, yoga sau giờ làm; trò truyện tâm sự với bạn bè, người thân; đi du lịch… Hoặc thư giãn ngay khi làm việc như vừa nghe nhạc vừa làm việc, nói chuyện với đồng nghiệp; hoạt động thường xuyên tránh ngồi nhiều giờ liên tục. Khi cảm thấy tư tưởng thoải mái hơn, có thể làm việc hiệu quả thì quay trở lại làm việc

Học cách từ chối thẳng thắn

Nhiều nhân viên tự tạo stress cho bản thân khi cùng lúc  ôm đồm quá nhiều việc. Để giảm áp lực công việc, chúng ta nên học cách từ chối thẳng thắn khi sếp giao việc xuống.

Nếu bạn đang còn quá nhiều việc chưa hoàn thành, bạn nên từ chối thẳng thắn với sếp bằng cách trình bày với sếp rằng bạn không phải là người duy nhất có thể đảm nhiệm việc này. Nếu bạn không từ chối, sếp sẽ nghĩ bạn có thể làm tốt được nhiều việc cùng một lúc. Và như thế là bạn đang tự đào hố chôn mình. Vì thế, nhân viên hãy học cách từ chối để giảm áp lực công việc cho chính mình cũng như không làm mất điểm của bạn trong lòng sếp khi nhận việc rồi không thể hoàn thành nó.

Chia sẻ với bạn bè, đồng nghiệp 

Áp lực công việc đè nặng đôi khi khiến bạn có ý nghĩ chán nản và muốn buông xuôi tất cả. Lúc này, bạn hãy tựa vào đồng nghiệp, gia đình và bạn bè để đứng vững.

Đừng ngại chia sẽ những cảm xúc, khó khăn của mình trong công việc với một người bạn thân hay với người đồng nghiệp am hiểu công việc mà bạn đang làm. Bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp tư vấn, giúp đỡ thêm. Đôi khi, chỉ một gợi ý nhỏ của đồng nghiệp lại giúp bạn giải quyết triệt để được vấn đề mà mình đang gặp phải. Đừng bao giờ xem thường tình cảm, mối quan hệ của mọi người đối với mình, bởi không ai có thể sống và làm việc một mình cả.

Nâng cao kỹ năng giải quyết công việc

Có rất nhiều nhân viên gặp phải áp lực công việc vì chưa đủ kỹ năng giải quyết công việc, công việc đó khó hơn so với khả năng của nhân viên.Vì thế họ lo lắng, suy nghĩ  và loay hoay tìm cách làm thế nào để hoàn thành được nó. Khi không hoàn thành được công việc đó, họ cảm thấy bị áp lực và căng thẳng, mất tự tin khi đối diện với đồng nghiệp với sếp. Vì thế, việc nâng cao kỹ năng giải quyết công việc cũng là một cách giúp bạn vượt qua áp lực công việc, mang lại tinh thần lạc quan, tự tin vào khả năng của mình.

Liễu Lương – careerlink

 

Rèn luyện khả năng tập trung

Bạn đang có công việc chuẩn bị “deadline” nhưng không thể tập trung được? Bạn cảm thấy làm việc không hiệu quả vì luôn bị gián đoạn? Hãy nhớ rằng cuộc sống hiện tại có rất nhiều vấn đề khiến bạn bị phân tâm, vì vậy việc rèn luyện khả năng tập trung là điều quan trọng giúp bạn có thể hoàn thành tốt công việc. Hãy thực hành những lời khuyên dưới đây để giúp bạn đạt được kết quả tốt

Liệt kê công việc cần làm

Lập danh sách công việc cần làm và giải quyết theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Bởi vì tất cả năng lượng đầu ngày còn nguyên. Đây cũng là cách giúp bạn không bị quá tải lượng công việc khi kết thúc ngày.

Hãy đặt danh sách ở nơi nào bạn có thể nhìn thấy. Thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện công việc. Cách làm này sẽ giúp bạn tập trung vào từng nhiệm vụ và mang đến cảm giác thành công mỗi lần hoàn thành.

Tạo không gian riêng

Bạn là chuyên gia tư vấn rắc rối? Đồng nghiệp thường xuyên đến tham khảo ý kiến nơi bạn? Tất cả những lý do trên khiến bạn rất dễ bị phân tâm khi đang tập trung làm việc. Nên chia sẻ cho đồng nghiệp nguyên tắc làm việc cá nhân để hạn chế bị làm phiền. Cuối cùng, hãy học cách từ chối cơ bản. Sự thẳng thắn lúc này là hoàn toàn cần thiết.

Tắt tất cả chương trình không liên quan

Skype, Yahoo, Facebook.. là những chương trình liên lạc trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, đây lại là kẻ thù hàng đầu cho việc mất tập trung của bạn. Hãy cài đặt tình trạng bận, hoặc ẩn. . Hãy thông báo với bạn bè rằng bạn không thể trò chuyện với họ và sẽ liên lạc bằng điện thoại sau.

 

Hạn chế dùng phương tiện liên lạc không cần thiết

Sử dụng điện thoại, tin nhắn, mail cá nhân lại là lý do chủ yếu khiến bạn mất tập trung. Hãy đặt chế độ rung cho máy khi bắt đầu làm việc. Nếu bạn có nhiều tài khoản, sim điện thoại chỉ sử dụng phương tiện ngoài công việc vào một thời điểm nhất định trong ngày.

Tạo thói quen ngăn nắp, gọn gàng

Bàn làm việc lộn xộn khiến bạn mất thời gian tìm kiếm và phân tâm. Hãy tập thói quen sắp xếp gọn gàng hằng ngày. Chỉ nên bày biện những thứ cần thiết và quan trọng trong

Đeo tai nghe khi cần tập trung cao

Có rất nhiều tiếng ồn “kinh điển” ở môi trường công sở. Giọng nói của đồng nghiệp, chuông điện thoại, âm thanh máy móc… là những âm thanh “ám ảnh” sự tập trung của bạn. Đeo tai nghe lúc này là cách bảo vệ chính mình tốt nhất.

Giải lao

Nhìu bạn thấy căng thẳng khi phải ngồi làm việc liên tục. Hãy rời khỏi bàn làm việc trong vài phút để đầu óc tỉnh táo và bắt đầu lấy lại tập trung. Bạn có thể đi bộ, làm vài động tác yoga, hay nhắm mắt lại và hít thở sâu. Ngoài ra, nghe nhạc có thể giúp bạn duy trì cảm hứng và sự thoải mái.

Salem Ohgna